تصور بسیاری از کارآفرینان و مدیران مجموعه‌ها آن است که برای برطرف کردن یک مشکل مهم یا فوری، لازم است تعداد زیادی نیرو به آن کار اختصاص دهند. ولی همیشه این طور نیست. تایگر تیم یا تیم‌های چند تخصصی راه حل این مشکل هستند. گاهی رفع یک مشکل بزرگ و پیچیده بر خلاف باور رایج، کار یک تیم کوچک ولی متخصص و چابک است. اگر سازمانی مرتباً با حل مشکلات یا ارائه راه حل‌ها دست و پنجه نرم می‌کند، به این معنی است که احتمالاً باید ساختار سازمانی خود را تغییر دهد و روش تایگر تیم یا استفاده از تیم‌های چند تخصصی را برگزیند.
تایگر تیم یا استراتژی ساختار تیم‌های چند تخصصی چیست؟
تایگر تیم در واقع تیم‌هایی هستند که از تعدادی افراد متخصص در زمینه‌های مختلف تشکیل شده‌اند. هدف آن‌ها حل یک مشکل، ارائه راه حل خلاقانه، نوآورانه و … است. این تیم در واقع نقش نیروهای ضربتی در پلیس را ایفا می‌کنند که قرار است در سریع‌ترین زمان و بهینه‌ترین حالت مشکل را حل و مأموریت خود را به انجام برسانند. ایده ایجاد تیم‌های چند تخصصی اولین بار توسط ناسا به خدمت گرفته شد. ناسا برای مأموریت آپولو 13 که در سال 1970 به انجام رساند مجبور به استفاده از تایگر تیم شد. این مأموریت موفقیت آمیز نبود. به دلیل نقص یکی از واحدها مأموریت دچار مشکل شد و جان سرنشینان فضاپیما به خطر افتاد. ناسا برای رفع مشکل و بازگرداندن فضانوردان به زمین، دست به ابتکاری جالب زد. آن‌ها گروهی از چندین متخصص را گرد هم آورد تا در سریع ترین زمان ممکن، مشکل به وجود آمده را تشخیص داده، رفع کرده و به هر طریق ممکن فضانوردان را سالم به خانه بر گردانند. این تجربه باعث معرفی و رواج استفاده از تیم‌های چند تخصصی در صنایع مختلف شد. امروزه این ایده به‌طور گسترده در سازمان‌هایی که ساختاری گروه محور یا پروژه محور دارند و به طور مداوم با مسائل و پیچیدگی‌های تکنیکی و جدید مواجه می‌شوند، استفاده می‌شود.
چه زمانی باید تیم‌های چند تخصصی ایجاد کرد؟
تیم‌های چند تخصصی برای حل مشکلات، بحران‌ها و ارائه راه حل‌ها در کوتاه‌ترین زمان ممکن ایجاد می‌شوند. هدف و تمرکز اول تیم‌های چند تخصصی طبیعتاً باید عملکرد و بهره وری بالا، بررسی چند جانبه مسائل و انجام مأموریت در کوتاه‌ترین زمان ممکن باشد. تیم چند تخصصی درست مانند گروه‌های ویژه هستند. طبیعتاً هیچ گاه شما نیروهای ویژه را در حال جریمه خودروها در سطح شهر نمی‌بینید. به‌طور مشابه، ایجاد تیم چند تخصصی برای سپردن کارهای سطح پایین و روزمره به آن‌ها اشتباه محض است.
تیم چند تخصصی ممکن است مأموریت نجات دادن یک پروژه در حال شکست را بر عهده داشته باشد یا برای از بین بردن موانع مهم سر راه آن پروژه به خدمت گرفته شود. گاهی هم این تیم‌ها در واکنش به پروژه‌های جدیدی که به‌واسطه موقعیت‌های جدید به وجود آمده‌اند، ایجاد می‌شوند. بنابراین عمر تیم‌های چند تخصصی تا زمانی است که مأموریت به پایان برسد. پس از اتمام کار، اعضای گروه به کار و وظایف سابق خود بازگشته و تا ایجاد تیم چند تخصصی بعدی، در آن موقعیت می‌مانند.
چه کسی مسئول ایجاد و انتخاب اعضای تایگر تیم است؟
مسئولیت ایجاد و هدایت تیم‌های چند تخصصی بر عهده افراد مختلف است. بسته به هدف و نوع وظیفه‌ای که این تیم قرار است بر عهده بگیرد، مسئولیت ایجاد این تیم بر دوش افراد متفاوتی می‌تواند باشد. اما این افراد باید دید خوبی نسبت به بخش‌های مختلف سازمان داشته باشند. چرا؟ چون این افراد ممکن است از بخش‌های مختلف سازمان، مانند: مالی، فنی، حقوقی، فروش، بازاریابی و … انتخاب شوند.
مزیت تیم‌های چند تخصصی
ایجاد تیم‌های چند تخصصی چندین مزیت دارد. اول از همه آن که افراد این تیم همگی در یک یا چند زمینه متخصص هستند و درک خوبی از هدفی که دنبال می‌کنند دارند. در نتیجه این گروه به‌طور کلی می‌داند برای رسیدن به هدف مورد نظر چه‌کارهایی باید انجام دهد و می‌تواند به سادگی با بخش‌های مختلف سازمان در ارتباط باشد. تیم چند تخصصی در کنار مهارت‌های بالای خود، کوچک و چابک است و قابلیت و کارایی بالایی دارد. به همین دلیل این گروه می‌تواند تصمیم گیری کرده و به‌سرعت آن را پیاده سازی کند.
از آن جا که افراد این گروه در زمینه‌های مختلفی تجربه و تخصص دارند می‌تواند مسئله را از چندین بعد بررسی کرده و آن را به‌طور تمام و کمال درک کنند. نتیجه این دید کامل، تشخیص نکات کلیدی برای رفع مشکل است.
نحوه ایجاد تایگر تیم یا تیم‌های چند تخصصی
برای ایجاد تیم‌های چند تخصصی به این شکل باید اقدام کرد:
- مشخص کردن مشکل و هدف تیم: پیش از آن که تیمی تشکیل شود، ابتدا باید هدف از ایجاد این گروه مشخص گردد. مهم‌ترین سؤالی که باید پرسیده شود آن است که آیا مواجهه با این مسئله به تیمی از چندین متخصص نیازمند است یا خیر؟ بنابراین پیش از تشکیل گروه، باید موقعیت را به خوبی بررسی کرده و هدف و اولویت بندی گروهی که ممکن است تشکیل شود را مشخص کرد.
- مشخص کردن مهارت‌ها و تجربه‌های مورد نیاز: زمانی که مشکل تشخیص داده شد، نوبت به انتخاب مهارت‌های لازم برای رفع آن مشکل می‌رسد. به‌طور مثال یک مسئله کاملاً تکنیکی احتمالاً به تعدادی مهندس یا گروهی از افراد مختلف باتجربه زیاد در مسائل فنی نیاز دارد. این در حالی است که مثلاً مشکلات کلی‌تر سازمان احتمالاً به ترکیبی از متخصصین بخش‌های مختلف از بخش فنی گرفته تا بخش فروش و واحدهای حقوقی نیازمند است. بنابراین ذات و نوع هدف و پروژه است که مهارت‌های افراد را مشخص می‌کند.
- مشخص کردن افراد مورد نیاز: پس از تعیین مهارت‌های مورد نیاز، باید افرادی که در آن زمینه تخصص و تجربه کافی دارند را انتخاب کرد. معمولاً این مرحله به‌سادگی انجام می‌شود چرا که تشخیص افراد مناسب و دارای شرایط لازم برای حضور در گروه، به نسبت ساده است. معمولاً این افراد کارکنان باتجربه و جا افتاده در جایگاه خود هستند. در واقع حذف افراد تازه کار از فهرست کارکنان، فهرست اولیه از کاندیداهای حضور در گروه را مشخص می‌کند. در سازمان و شرکت‌های کوچک‌تر، ایجاد فهرستی از افراد مناسب، نسبتاً ساده است ولی در شرکت‌های بزرگتر با تنوع بالاتر مهارت‌ها و واحدها، این کار کمی دشوار می‌شود که در این موارد می‌توان از نرم افزارها استفاده کرد.
نحوه‌ی عملکرد تایگر تیم در رفع مشکلات سازمانی چگونه ست؟
معمولاً تیم‌های چند تخصصی از این راهکارها برای تشخیص سریع مشکل و رفع آن استفاده می‌کنند:
- مشاهده و ثبت علائم و عوارض و اثرات مسئله یا مشکل
- تشخیص علل احتمالی آن
- ایجاد روش یا روش‌هایی برای ارائه و امتحان کردن تئوری‌های مطرح شده در مورد ریشه مشکل
- انتخاب یکی از روش‌ها با توجه به اولویت‌هایی که برای آن گروه تعیین شده است
- تأیید قطعی علت اصلی ایجاد مشکل
- ارائه راه حل‌های احتمالی برای رفع مشکل
- موافقت کلی تیم و تأیید راه حل یافته شده و اثر گذاری آن
- ثبت و اعلام راه حل و نتیجه نهایی آن
به کار گیری این روش باعث می‌شود حرکت و تلاش تایگر تیم به یک سو متمرکز شده و بهره‌وری به حداکثر برسد.
راهکارهای رفع اشکالات رایج در تیم‌های چند تخصصی
اگرچه اعضای تیم های چند تخصصی را افراد خبره و باتجربه و متخصص تشکیل می‌دهند ولی این بدان معنی نیست که این گروه قادر به عبور از هر سد و مانعی در مسیر خود است. باوجود تجربه و مهارت‌های افراد، این گروه همچنان ممکن است اشتباهاتی داشته باشند، بازدهی مورد انتظار را نداشته یا نتواند به سرعت مسئله را حل کنند. برای آن که تا حد امکان از این مشکلات جلوگیری شود، بهتر است این موارد رعایت شود:
مدیریت و هدایت استراتژیک گروه در تایگر تیم:
گروه چند تخصصی باید هر مشکل را به شیوه خاص خود حل کند تا بالاترین بازدهی را داشته باشد. بدون داشتن درک درست از مشکل یا استراتژی راهبری برای حل آن، ممکن است گروه به جای پیدا کردن ریشه مشکل و رفع آن، به اشتباه رفع عوارض ناشی از آن را هدف قرار دهد.
تشخیص مشکل اصلی و همسوسازی حرکت اعضای گروه:
برای رفع یک مشکل، گروه ابتدا باید مشکل اصلی را تشخیص دهد. سپس به راهکاری استراتژیک برای مواجهه با آن بپردازد. بنابراین هر فرد از این گروه باید به درک درستی از موقعیت برسد. جهت حرکتش را با کل گروه همسو کند. در مرحله بعد افراد با به اشتراک گذاشتن دیدگاه، نظر و اطلاعات خود با دیگران به تعیین راه حل‌های احتمالی بهتر کمک می‌کنند.
مدیریت خزش محدوده:
تصور می‌شود پس از تعیین هدف یا مسئله اصلی، کار برای رفع آن و ارائه راه حل‌های احتمالی آغاز شود. ولی در اغلب موارد این روند چندان ساده نیست. معمولاً پروژه‌ها در طول زمان دستخوش تغییراتی ناخواسته و نامحسوس می‌شوند که به آن خزش محدوده گفته می‌شود. حرکت به‌سوی رفع مشکل معمولاً به دلیل پویایی شرایط و عوامل مؤثر بر آن، از پیمایش یک مسیر مستقیم به پرسه زنی در جهات مختلف تبدیل می‌شود. مثلاً ممکن است با تغییر شرایط بازار، یا خواسته مشتری و … شرایط اولیه مورد بحث کمی تغییر کرده و استراتژی جدیدی برای رفع مشکل به کار گرفته شود. این تغییر جهت بسیار ناچیز بوده و قابل صرف نظر کردن است ولی پس از چندین و چند تغییر، اثر کوچک این تغییرات قابل توجه خواهد بود. جمع اثرات این تغییرات زمانی بهتر مشاهده می شود که مسیر و هدف در میانه راه و پس از تغییرات متعدد با مقصد اولیه مقایسه شود. گاهی تغییر مسیر باعث دور شدن از هدف و هدر رفت تلاش گروه شده و باعث می شود افراد با مسائل جانبی درگیر شوند. این اتفاق ممکن است باعث کند شدن فرآیند، هدر رفت منابع و حتی زیر سؤال رفتن هدف تشکیل تایگر تیم شود!
سند نگاری:
همان طور که گفتیم، اولین قدم پس از تشکیل گروه چند تخصصی، ایجاد ساز و کاری برای تشخیص مشکل و در مرحله بعد تلاش برای ارائه راه حل‌های احتمالی برای مواجهه با آن است. این فرآیند کاملاً وابسته به سند نگاری و ثبت وقایع و اطلاعات، فرایندها و … است چرا که بدون وجود این موارد استفاده از راه حل پیشنهادی برای بخش‌های دیگر سازمان غیرممکن خواهد شد.
تیم های چند تخصصی یا به‌اصطلاح تایگر تیم راهکاری هستند برای رفع بحران‌ها و مسائل و مشکلات فوری که چابکی، انعطاف پذیری، مهارت و دید باز آن‌ها را از باقی واحدها و گروه‌ها متمایز می‌کند. راهکاری که به نظر می‌رسد بیشتر از همه برای شرکت‌هایی که مدام با چالش‌های جدید مواجه می‌شوند، مفید باشد.
انتخاب افراد بر اساس روحیه، عملکرد و طیف مهارت‌هایی که دارند انجام می‌شود. هر فرد در تیم چند تخصصی باید چندین مهارت و قابلیت داشته باشد. دراین حالت تیمی از بهترین‌ها برای رفع یک مشکل ایجاد می‌شود. مهارت‌ها و تجربه‌های این تیم باید به شکلی باشد که حوزه‌های مختلف را پوشش دهند تا عدم آگاهی جمعی آن‌ها در مورد آن موضوع به حداقل برسد. بنابراین حضور افراد متخصص ولی بدون مهارت‌های مختلف یا بدون دید گسترده از سازمان می‌تواند باعث کند شدن عملکرد، کاهش چابکی و افزایش احتمال خطای آن‌ها شود. در نهایت این گروه از افراد متخصص، بامهارت و مطلع از فرایندهای سازمان به فردی نیاز پیدا می‌کنند که به درخواست‌های آن‌ها پاسخ دهد. این فرد نیازهای مالی، نیروی اضافی، منابع مختلف و … را تأمین می‌کند.
