چه زمانی یک پروژه اجرا خواهد شد؟ این سوال اساسی ترین موضوعی است که کارشناسان با انجام امکانسنجی زمانبندی، سعی در پاسخ به آن دارند.
انجام مطالعات امکانسنجی زمانبندی (Schedule Feasibility) بخش حیاتی از آمادهسازی گزارش طرح توجیهی کسبوکار (Feasibility Studies) یا به اختصار FS است که به ما کمک میکند تا زمان تخمینی اجرای هر پروژه را مشخص کنیم و اجرایی بودن آن را بررسی نماییم. هدف این است که با توجه به محدودیتهای بودجه، منابع و سایر عوامل مرتبط، بررسی کنیم که آیا جدول زمانی مورد نظر برای پروژه قابل دستیابی است یا خیر؟ برای دانستن بیشتر در این زمینه، با ما همراه باشید.
امکان سنجی زمان بندی (Scheduling Feasibility) چیست؟
امکان سنجی زمان بندی (Schedule Feasibility) مقیاسی است که احتمال تکمیل یک پروژه به موقع را با توجه به منابع موجود بررسی میکند. در صورتی که پروژه احتمال بالایی برای تکمیل بهموقع داشته باشد، امکان سنجی برنامه زمانی، مثبت ارزیابی میشود و همچنین، اگر پروژه بیشتر از زمان مورد نیاز برای تکمیل آن طول بکشد، بهعنوان یک پروژه ناموفق محسوب میشود.
در فرآیند ارزیابی پروژه از نظر زمانبندی، چارچوب زمانی بالقوه و تاریخهای تکمیل برای تمام فعالیتهای اصلی در پروژه، با در نظر گرفتن مهلتها و محدودیتهای سازمانی، در امکانسنجی زمانبندی مشخص میشود.
اهمیت امکان سنجی زمان بندی
آماده سازی گزارش توجیهی کسبوکار (FS) و بررسی یک پروژه از لحاظ زمانبندی از بسیاری جهات به پیشبرد اهداف تعیینشده کمک میکند.
فواید انجام امکان سنجی زمان بندی از دید صاحبان کسبوکارها به شرح زیر است.
- تصمیمگیری در رابطه با استخدام نیروی کار جدید
- آموزش کارکنان موجود برای تسریع روند کارها
- ارزیابی خطرات احتمالی در مورد تکمیل بهموقع پروژه
تحلیلگران معتبر میتوانند با انجام امکان سنجی زمانبندی، تمام ریسکهای احتمالی و راهحلها را برای جلوگیری از هر گونه مشکلی در پروژه پیشبینی کنند و مانع از بروز آنها شوند.
پس از آمادهسازی گزارش FS، امکان تصمیمگیری راحتتر در مورد برخی از راهحلهای توسعه فراهم است؛ بهعنوان مثال:
- در صورتی که پروژه نتواند در زمان مورد نظر تکمیل شود، امکان تمدید وجود دارد؟
- هزینه اضافی برای زمان تمدید شده چه میزان است؟
- آیا بودجه کافی برای پیشبرد اهداف پروژه در زمان تخمین شده وجود دارد؟
در امکان سنجی زمانی بندی یک کسبوکار چه عواملی در نظر گرفته میشود؟
در امکان سنجی زمان بندی یک کسبوکار، عوامل مهمی در نظر گرفته میشوند که برخی از جنبههای کلیدی آنها لازم است برای آمادهسازی گزارش (FS) مدنظر قرار گیرد. این عوامل عبارتند از:
۱. در دسترس بودن منابع
در گام اول، ارزیابی میشود که آیا منابع مورد نیاز شامل نیروی انسانی، تجهیزات و موارد دیگر با توجه به جدول زمانی پیشنهادی موجود، در دسترس هستند یا خیر. هرگونه محدودیت در این منابع ممکن است بر زمانبندی پروژه تأثیرگذار باشد.
۲. ارزیابی مهارتها و تخصصها
برای ارزیابی زمانبندی، لازم است بررسی شود که آیا تیم اجرایی دارای مهارت و تخصص لازم برای انجام وظایف در زمان مشخص شده است یا خیر. عدم داشتن تخصص در زمینههای مشخص میتواند به تأخیر منجر شود.
۳. بررسی وابستگی و محدودیتها
هر گونه وابستگی بین وظایف و محدودیتهای خارجی میتواند بر زمانبندی تأثیرگذار باشد. بهعنوان مثال، در صورتی که پروژه به ورودی خاصی یا تأیید ذینفعان خارجی وابسته باشد، تأخیر در دریافت هر تأییدیه میتواند بر جدول زمانی تأثیرگذار باشد.
۴. ارزیابی ریسکهای موجود
خطرات و عدم قطعیتهای ممکن که میتواند بر برنامه زمانبندی پروژه تأثیرگذار باشد، از قبیل چالشهای فنی، مسائل نظارتی یا رویدادهای پیشبینی نشده، مورد ارزیابی قرار میگیرد.
۵. ارتباط و هماهنگی میان اعضای تیم
ارتباط و هماهنگی موثر بین اعضای تیم برای اطمینان از تکمیل به موقع وظایف ضروری است. بهروزرسانیهای منظم میتواند به شناسایی زودهنگام مشکلات و جلوگیری از تأخیر در برنامه کمک کند.
خدمات امکان سنجی زمان بندی برای کسبوکار شما
آمادهسازی گزارش امکان سنجی، نهتنها تمام جوانب موجود را بررسی میکند و هزینه را تخمین میزند، بلکه زمان تکمیل هر پروژه را نیز محاسبه میکند.
اگر مدیران یا صاحبان کسبوکارها قصد دارند که وضعیت پروژه خود را پیش از اتمام کامل بررسی کنند، اجرای مطالعات امکان سنجی زمان بندی، پیشنهاد خوبی است. محاسبه مداوم پیشرفت پروژه از لحاظ تایملاین زمانی و استفاده صحیح از منابع معین در مدت زمان تعیین شده، به آنها در مدیریت پروژه کمک میکند. برای انجام مطالعات امکان سنجی کسبوکار خود و بررسی آن از لحاظ زمانی، توسط کارشناسان با سابقه، درخواست خود را ثبت کنید.